英語で退職願を準備・提出する方法とシンガポールでの実例

冒頭部分

冒頭部分は英文ビジネスレターの標準的な書式です。まずは自分の情報を左寄せで書きます。具体的にはこの 4 つを書きます。

• 氏名
• 住所（この例では 2 行ある）
• 電話番号
• メールアドレス

氏名は名 → 性の順番で書きました。日本政府は性 → 名の順に表記することを提唱していますが、すでに名 → 性が慣例になっているため気にする必要はありません。

住所と電話番号は就労先の国の情報です。私はシンガポールにいたので、この例はシンガポール時代に契約していた住所と電話番号が書かれています。

メールアドレスは退職後にコンタクトをとる必要が発生した場合に必要な情報です。何かあった時（税金などの法的なトラブル等があった場合）のために連絡が取れるアドレスを記載しましょう。

次に日付です。退職願を上司に提出する日を書きます。このフォーマットには既に 7 March, 2017 と書かれている（私が実際に提出した日）ので修正してください。

その次にはあて先 (attention) です。あなたの直属の上司の名前をフルネームで書いてください。私の場合は男性上司でしたので Dear Mr. XXX でしたが、女性であれば Dear Ms. XXX になります。必要に応じて修正してください。

本文は3つのパラグラフで十分

ふたつ目のパートは本文です。私の例にあるように 3 パラグラフあれば十分です。順に解説します。

最初のパラグラフは定型文なので自分で文章を考える必要はありません。ただし赤字部分は自分の会社の情報に書き換えてください。 4 種類あります。

1. 自分が働いているポジション名
2. ノーティス期間（辞める会社の規定を確認すること）
3. 会社名（正式名称で書く）
4. 退職希望日（年月日、曜日すべて書く）

このレターは記録として残るので、どの項目も省略せずに記入してください。またフォーマットでは変更箇所を強調する意味で赤字になっていますが、自分の情報を記入したら黒字に戻しましょう。

ノーティス期間 (notice) とは退職の通知をいつまでにするかです。日本でも海外でも期間は異なりますが会社ごとに設定されています。事前に調べましょう。

2 番目のパラグラフです。

なぜ辞めるのか、この会社で何が得られたのか、自分の言葉で書きます。私の場合はこのように書きました。

I have got many opportunities here and I have grown in many ways in (company name). Working in overseas was an important challenge in my life. At this moment, however, I have achieved this target. This is the best timing to go to the next challenge for my future carrier.

【和訳例】

私は（会社名）にてたくさんの機会を得て、かつ多方面で成長することができました。海外で働くことは私の人生にとって重要なチャレンジでした。しかし今、この目標を達成できたと考えています。今後のキャリアのために次のチャレンジをするベストなタイミングであります。

私のシンガポール就労はどちらかというと嫌なことが多かったです。しかし海外で働くというチャレンジを受け入れてくれたことに感謝し、次のステージに行くことを強調しています。

詳しく書く必要はありませんが、ポジティブな内容を書きましょう。リスペクトの気持ちは忘れないでください。

最後のパラグラフです。

残りの就業期間で自分の仕事の引継ぎと、私の代わりになる人のトレーニングをやりますということが書かれています。ここも定型文なので自分で文章を考える必要はありません（違うと思えば適宜修正してください）。

実際に引き継ぎ作業をやるかどうかは別として、最後まで責任もって仕事をすることを書いてください。

末尾部分（署名部分）

末尾もビジネスレターとしての標準的な書式です。名前以外修正する必要はありません。

「この会社で働けたことに改めて感謝します」という文章でレターを締めくくり、結語を入れます。

この例にて結語は “Yours sincerely,” です。通常のビジネスメールであれば “Best/Kind Regards,” などが多いです。しかし退職願という重いレターなので、私はもっとフォーマルな “Yours sincerely,” を選びました。

結語のあとはスペースを入れて署名がレターの一番下にくるようにしました。これが正解かどうかはわかりませんが、何も言われませんでした。この調整スペースは不要かもしれません。

このように、退職願もビジネス文書なのでフォーマットは決まっています。本文第2パラグラフの辞める理由についてだけ自分の言葉でしっかり書きましょう。

2部印刷してそれぞれ署名してから提出

退職願は書けましたでしょうか。

でき上がったら 2 部印刷します。「直属の上司」と「人事部」にそれぞれ提出するためです。

印刷した後、レターの左下に手書きの署名を忘れないでください。

1 部だけ印刷・署名してもう 1 部をコピーで済ませないでください。コピーで良いかどうかは受け取る側が決めることです。重要な書類なのでこれくらいの手間は惜しまずに。

提出はメールよりも手渡し、封筒に入れて

印刷、署名した退職願は 3 つに折り、封筒に入れて提出しましょう。市販されている白い封筒（定型の洋形 0 号または洋長 3 ）で問題ありません。

正直に白状します。私は封筒に入れずに当時の上司（中華系マレーシア人だがシンガポール国籍）に手渡ししました。そして「封筒に入れて出して」と注意されました。あの時、封筒に入れるところまで頭が回りませんでした。

もう 1 通、人事部への提出には会社の封筒（白）に入れて提出しました。

しつこいですが念のため。この退職届はメールで出すべきでしょうか？ PDF 形式ではなく直筆の署名のハードコピーで出すべきです。上司に確認して問題なければ電子データで提出してもいいでしょう。

海外では仕事上の関係とプライベートの関係は別です。退職後も1人の人間として交友を続けることができます。そのため退職手続きも感情的にならずに進めるべきです。

一方、日本では退職手続きを代行する業者が出てきています。「そんな業者を使わないで堂々と面と向かって退職手続きすべき」という声や批判もあります。私はこういう業者が出てくることはやむをえないと考えています。

日本では職場の人間関係がドロドロすぎます。「会社を辞める＝村八分になる」という昭和の価値観がいまだに強すぎます。だから若い人も「気まずい」という感覚があるので、摩擦を起こさずに辞めようと配慮しているのでしょう。

海外では基本的にこういうことはありません（日本人が上司でなければ）。安心して退職手続きを進めてください。大丈夫です。

ノーティス（退職日の通知期限）も守ろう

レターの書き方でも触れましたが、ノーティスは辞めることを何日前かに事前に通知することです。私がこれまで就労した経験のある会社ではこのようなルールになっていました。

• 日本の会社： 2 週間前まで
• シンガポールの会社： 1 か月前まで
• ベルギーの会社： 3 か月前まで

このルールは万国共通ですが、会社によってまちまちです。交渉次第ではレターに記載した退職日にならないかもしれませんが、きちんと守ってお互いにすっきり退職したいところです。

ちなみに私は退職希望日通りにシンガポールの会社を辞めることができました。