一体型のベルギー労働・滞在許可証への切り替えドタバタ劇

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ベルギーのワークパーミットとIDカード

2019年1月1日から、ベルギーは労働許可(ワークパーミット)と滞在許可(IDカード)を一体型のカードに順次切り替えていくことになりました。

この記事では私がベルギーのカードを一体型に切り替わるまでの顛末をまとめます。

他国でも一体型カードが標準のはずであり、運用は難しくないはずです。しかし役所関連の手続きは毎回混乱します。私より先に更新手続きをした後輩は案の定、更新は承認されたものの従来型の「青い紙の」ワークパーミットが来たとのことでした(上の写真)。

外部リンク:Gecombineerde vergunning | ibz (移民局による一体型労働・滞在許可証の公式解説ページ、オランダ語)

労働許可の更新手続きが面倒になった

一体型労働・滞在許可証への切替の流れ

労働許可証の更新手続きは期限切れの3か月前に始めます。これは以前から変わりません。私の場合は5月中旬が期限なので2月中旬に更新手続きが始まりました。

更新手続きは雇用している会社が、仲介業者(デロイト)を介して行います。この点も変わりませんでした。

前回の更新時、会社側がすべて手続きしてくれたので私は何もしませんでした。コミューンから更新通知の手紙を受け取ったら証明写真を持参するだけ。何のつまずきもなく更新は終わりました。

ところが今回の更新手続きは追加書類の提出が発生しました。私が求められたのは以下の書類や情報でした。

  • ベルギー国内の現住所→会社側が情報提供、私は確認のみ
  • 直近10ヶ月分の給料明細のコピー→会社側が準備して提出
  • 現在有効な滞在許可証(IDカード)両面のコピー→私から会社にPDFで提出
  • 現在有効な労働許可証両面のコピー→私から会社にPDFで提出
  • 申請フォーム→後ほど解説
  • ムチュエルの加入証明書→後ほど解説

上の箇条書きのうち、最初の4つについては問題ありませんでした。もめたのは最後の2つでした。詳しく解説します。

申請書類に署名した(画像の加工で)

申請フォーム

この画像にある申請書類 (Application for Admission to Labor for More Than 3 Months For A Foreign Employee (including trainers) in Belgian Employer) の提出を求められました。

「この書類の4ページ目にだけ署名してすぐに送り返してください」という催促がメールで来たものの、このとき私はオランダ出張で移動中でした(しかも3泊4日)。一方的な要求に私はイライラしました。

このメールにスマホでこう返事しました。「出張先のホテルでプリンタやスキャナを使えるとは限らない。別の紙に手書きした署名をカメラで画像化し、申請書類のPDFに合成して送り返す事ならホテルでできる。それでよいか?」。

返事は「それでもいいから、とりあえず送り返してほしい」とのことでした。オランダのホテルに到着後すぐに画像処理して提出しました。

しかし結果的にこの書類は使わなかったかもしれません。私の後に労働許可証の更新手続きに入った同僚にはこの書類の署名と提出を求められませんでした。代わりに、デロイトが代行して更新手続きする旨の書類 (proxy) に署名して提出していました。

推測ですが、私が署名した申請書は更新用ではなく新規に労働許可を取るための書類だったのではないでしょうか?

このように、現場は混乱していました。

ムチュエル(健康保険)の加入証明の提出が求められた

健康保険の加入証明書

今回はさらにムチュエル(健康保険)の加入証明書の提出が求められました。前回の更新時(労働許可証と滞在許可証が別々だった時)には求められませんでした。

ムチュエルとは mutual (相互扶助)のことで、日本の健康保険に相当します。ベルギーで病院にかかった際、支払った医療費の還付手続きを代行してくれる業者がいます。この業者に毎月手数料の支払いをしているのがベルギーの健康保険制度といっていいでしょう。

実際、私が救急車のお世話になった時に大活躍してくれました。制度の中身については別記事をご確認ください。

関連記事:ベルギーの健康保険サービスとフランダースの社会保障

今回の更新手続きの改定により、ムチュエルにきちんと加入していることも審査対象となったのでしょう。この書類は私の後に更新手続きを始めた同僚も同じように要求されました。審査や手続きを厳しくすること自体は不思議ではありません。

しかしこれまで求められていなかった書類なので、入手方法に私は戸惑いました。更新手続きをしてくれる社内の担当者に「そんな書類は知らない。今年の初めに毎月の引き落としスケジュールのレターが業者から来ているから、それを加入証明として使えるか?」とメールしました。

しかし返事は「その書類ではダメ。業者の窓口で加入証明を発行できるから取りに行くように」でした。

この加入証明のことを attestation と呼ぶらしいので、最寄りのムチュエルの事務所で発行してもらうようにとのことでした(しかも、この記事を執筆するまで attestation のことをずっと attention だと思っていました。心の底からイライラしていたので単語を読み間違えていたことに気がつきませんでした)。

そこで翌日、ムチュエル業者 (partena) のアプリでアポイントをとりました。後日談ですが、アポイントがなくても窓口がオープンな時間に行けばその場で発行してもらえるとのことでした。

実際、アポイントの時間に合わせて店頭に行ったところ、すぐに加入証明を発行してくれました。あれだけイライラした書類の入手が、ものの5分もかからずにプリンタから印刷されて私の手元に入ったのでした。

この書類を職場のスキャナで PDF にして社内の担当者に送りました。結果「この書類でオーケーです」という返事をもらいました。原本の送付はせず電子データで問題ないようでした。

このやりとりだけで1週間費やしました。

ちなみに、この加入証明は発行した年の年末まで一年間有効です。今回のようなケース以外でも加入証明が求められることもあるそうです。原本はいざという時にとっておいて、やはり PDF としていつでも提出できるようにしておいた方がいいでしょう。

本当にこの加入証明書が更新手続きに必要だったのか100%の確信がありません。結果的に労働許可証の更新は認められたので良かったのですが、納得ができていません。

今回は言われたままにやりましたが、私だけでなくデロイトや移民局の職員まで誰も本当の手続き手順が分かっていない可能性があります。ご注意ください。

労働許可更新の承認、そしてレターを受け取るまで

2か月後に承認の連絡だけが来た

前回のドタバタからはや2か月、4月に入っても何も連絡がありません。

社内の更新手続き担当者にその後の経過について問い合わせました。その返事は「4月12日でちょうど申請から2か月なので、その時にデロイトに確認する」でした。

そして実際にその通りに動いてくれました。4月12日にメールで「更新許可が出た」という連絡を「メールのメッセージだけ」受けました。もっと前に承認は出ていたけど、何も言われてないから放っておかれた感じもありました。

実際にこのようなメールが来ました。原文のまま紹介します。

The Ministry of Employment has approved Mr. YAMAGUCHI Daisuk’s file. We can confirm that there is no gap between his current work permit and his new work authorization since the authorization has been granted valid from 17/05/2019 till 16/05/2020.

このメールには single permit と書いてありました。私の新しいカードは労働許可証と滞在許可証が一体型になるようでした。後輩のケースと異なり、本来あるべき切り替えの形になりそうです。

「コミューンから連絡(メールか手紙)が来たら教えてほしい」と担当者に言われたので「そうします」と答えました。

連絡は来ないが承認通知レターをもらえた

労働許可更新承認通知レター

インド系の同僚の2人(別会社)は、労働許可の更新期限に間に合わず自宅待機になりました。しかも自宅待機中は無給になったとか(もちろん労働者ではなく会社側の問題なので、手当などの補償を交渉したらしい)。

私はメールで「労働許可の更新は承認された」という連絡は来たものの、それを裏付ける証明書類はありませんでした。

私の労働許可期限は5月中旬。4月12日に承認の連絡をもらったが、コミューンからの連絡はさらに4週間から6週間かかるとのこと。本当に間に合う?もし期限に間に合わなかったらどうなるの?という不安がよぎりました。

しかし5月9日、私の上司が再度デロイトに問い合わせてもらったところ “Granting an admission to work” というレターのPDFをもらいました(上の写真)。

この書類は「あなたの労働許可は雇用省が承認した。次は滞在許可を承認してもらうため、総務省にこの結果を通知している。しばらく待ってほしい」ということが書かれていました。

ちなみに、このレターの日付は3月26日。デロイトから「更新が承認されました」という連絡を受けたのは4月12日(しかもこちらから問い合わせた)。もっと早く審査結果が判明していたのでは?2月に申請して1か月ちょっとで審査は終わっていたのでは?疑うときりがありません。

先ほど紹介したインド系の同僚もこのレターをもらったため、勤務を再開することができました。一体型許可証はまだ受け取っていないものの、このレターが「政府による就労許可のお墨付き」となったからです。

今までの青い労働許可証と今回のレターは何が違うのでしょうか?

もちろんサイズは違いますが、決定的に違うのは顔写真の有無でしょう。青い紙の方は顔写真を貼りますが、このレターでは不要です。そして私の経験ではレターには写真を貼らないのが標準です。

その代わりレターにパスポート番号を記載することでパスポートと個人証明をリンクさせるはずです。しかしこのレターにはパスポート番号はありません。氏名と生年月日で問題ないようです。

コミューンより先に移民局から手紙が届いた

移民局から来た封筒
移民局から来た封筒

労働許可の更新承認をメールでもらってから一か月後(5月18日)、仕事から帰宅時してポストを見たら封筒が入っていました(上の写真)。コミューンからかと思ったのですが、移民局からでした。

写真に示す封筒の中は3枚の紙がホチキスでとまった状態で入っていました。

具体的にこのような紙が入っていました(すべてオランダ語)。

  • 滞在延長をしてもよいという連絡の手紙
  • 一体型許可証にしてもよいという決定通知書 (Annex 46)
  • すでにPDFでもらっている “Granting an admission to work” レター

この3枚のうち最初の2枚を翻訳して読んだのですが、次のアクションとして何をすべきか書かれていませんでした。

「詳しい手続きについては移民局のホームページに書いてある」と1番目の紙に書かれていたので、移民局のホームページにアクセスしました。

移民局のトップページ
ベルギー移民局のトップページ(2019年5月20日時点、オランダ語のページを英訳)

この画像をみてもわかる通り、一体型カードへの切り替えは混乱しています。

移民局のトップページでわざわざ「不正確な情報が出回っています。一体型カードは更新手続きを簡略化したもので、審査内容に変更はありません。審査には1~1.5か月かかるため、申請からこの期間が過ぎるまで問い合わせしないでほしい」と書かれています。

しかし具体的な手続き方法についてはトップページにはありませんでした。オランダ語のページを英語に翻訳しながらリンクをたどって調べたところ「就労者向けの一体型カード」というページをついに見つけました(この記事の冒頭で紹介したリンクがそれです)。

このページを翻訳して読んだところ「自治体から Annex 49 という手紙が届く」という記載を見つけました。しかし相変わらず文章だけの説明で確信が持てません。

そこで、社内の担当者に「移民局から連絡は来たが次にどうすればよいか?」と連絡をし、今回届いた3枚の紙をスキャンして送りました。担当者からの返事は「スキャンしてもらった移民局からのレターをデロイトに見せて、どうすべきか問い合わせる」でした。

問い合わせの結果「この書類を持ってコミューンにIDカードの更新申請に行ってほしい」でした。

コミューンでIDカードの更新

前回の滞在許可証の更新では、招待状はありませんでした。期限が切れる45日前から30日前までに自分からコミューンに行かなければいけませんでした。

しかし今回は違います。労働許可証と連動しているため、招待状を受け取ったタイミングで証明写真を持参して更新手続きに入るはずです。

1回目に行ったときはまだ早かった

問い合わせの翌日、職場の許可をとってコミューンに行きました。

結論から言うと、更新申請はまだダメでした。移民局からの連絡がコミューンに来ないと対応できないとのことでした。

デロイトでも担当者ごとに認識が違うのが分かります。最初のメールを送ってくれた人と違う担当者に問い合わせたのでしょう。

「来週また来てほしい」と役所の担当者(若い女性で常駐ではなさそうな人)に言われました。しかしきっかり翌週に行っても連絡が来ていなければ同じことになるのは明白です。すこし様子見することにしました。

もうこのような無駄足になるような対応には慣れてしまいました。ただ今回はバスとトラムの定期券を紛失してしまいました。行きのトラムに乗った時はあったのに、帰りのトラムに乗ろうとしたら消えていました。こっちの方がショックでした。

3週間後に行ったら更新手続きができた

来週また来てくれと言われて約3週間放置しました。6月11日(火)の朝すぐにコミューンに行きました。祝日明けなのかガラガラでした。

自分の番が来て「一体型のIDカードに更新したい」と英語で言って現行のIDカードと移民局のレターを渡したところ「ああ、あれね」とすんなり手続きが進みました。

担当者の女性(前回とは別の人で、いつも丁寧な対応をしてくれる人)は同じレター2枚を左右に並べて比べて見ていました。私が持参した移民局のレターと、コミューンに届いたレターの内容に相違がないことを確認していました。

そして相違がなかったのでIDカードの更新手続きはOKとのことでした。長かった。

次に「ワークパーミットの期限はすでに切れているか?」と聞かれたのですが、一瞬わかりませんでした。「青い紙の持参は忘れた」と言ったところ「念のために確認したいだけ。期限が切れていれば面倒な手続きをしなくて済む」ということでした。そのため「5月16日で期限切れのはずです」と伝えました。これでOKでした。

そこからは、今までのIDカードの更新手続きと同じでした。

  • 右手と左手の指4本ずつ(親指以外)の指紋採取
  • IDカードに印刷するための署名(タッチペン端末にサインするやつ)
  • 移民局からのレターへの署名(持参したレターとコミューンに届いたレターの両方に署名)
  • 証明写真(パスポート申請サイズ横3.5cm x 縦4.5cm、背景は白か明るい色)を1枚提出(仮滞在許可証用、IDカード用はスキャン)
  • 更新手数料の支払い(今回は26ユーロ)
証明写真のカット
コミューンには専用の証明写真カッター(四角くカットできる)があるので自分でカットしたものを持参しなくてよいらしい(コミューンに行く前に駅でスピード写真撮っておいて良かった)

一通りの作業が終わり「自署つき移民局レター」が私に返却され「写真付きA4サイズ仮滞在許可証」をもらいました。この仮滞在許可証が移民局のレターに書かれていた「自治体から届くはずの Annex 49 (オランダ語で Bijlage 49 のこと)」でした。

今回はまだIDカードを返却しませんでした。新しく再発行するのでIDカードは返却して、代わりに仮滞在許可証をもらっているはずです。「まだ持ってて大丈夫ですか?」と担当者に聞きましたが「大丈夫です」とのことでした。とりあえず持っておきます。出張するかもしれないので。

以上ですべての手続きが終わりました。笑顔で Have a nice day! と挨拶してコミューンを出ました。こういう対応は慣れているはずなのに、帰り道(仕事なので職場に向かう)でどっと疲れました。何を言われるかわからないから緊張しているのかもしれませんね。

あとはいつもの「PINコードレター」が届くので待ってほしいとのことでした。

新しい情報が入り次第追記します。

手続き後1週間でPINコードレターが届いた

PINコードレター

コミューンに行った翌週にはPINコードレターがポストに入っていました。ちょうど一週間で来ました。早かったですね。

仕事の関係上、コミューンに行ったのはレターの受取3日後でした。

いつも通りランチ後に許可をもらって職場を抜け、コミューンに行きました。いつも通り番号札を取り、自分の番になったら「IDカード用のPINコードレターを受け取った」と窓口の人に伝えました。

担当者は新しい滞在許可証を部屋の奥から持ってきました。仮滞在許可証と今持っている滞在許可証を返却しました。 PIN コードと PUK コードの確認は担当者がやってくれました。

私は指紋認証の動作確認だけやりました。指紋認証が終わると新しい滞在許可証をもらい、更新が完了しました。いつも通り窓口でのやりとりはあっけなく淡泊なものでした。

労働許可証の更新手続きを始めてここまで4か月でした。これでもスムーズに終わった方かもしれません。

ちなみに、滞在許可証のレイアウトに変更はありません。今まで通りのデザインです。

有効期限だけは変わりました。これまでは8月が期限でしたが、今回からワークパーミットの有効期限に合わせて5月になりました。1年間有効であることに変わりはありませんが、次回の更新は8月から5月に前倒しになるため今回だけ短くなります。

おまけ:どうしてこのようなドタバタになるのか?

ベルギーの外国人管轄組織図(推測)

私は移民時のビザ手続きから今回まで、比較的スムーズに手続きが終わっている方だと思っています。しかしそれにしても、どうして毎回こんなにドタバタするのでしょうか?

私なりに調べてみました。しかしベルギー政府の全体像をつかめる情報が見つからなかったので推測になります。

考えられるのは「縦割りかつ複雑な組織構成」と「移民に対するルールが頻繁に変わる」だと考えています。「移民に対するルールが頻繁に変わる」のは仕方ありません。国と国の関係が良好か悪化しているかによってビザのルールはよく変わります。

しかし問題なのは組織的(人間的)な話です。上の図に示したように、複雑に絡み合っています。

ベルギーでは労働許可(ワークパーミット)と滞在許可(IDカード)で管轄が違います。私が調べた限りではこのようになっています。

  • 労働許可→雇用労働省 (Ministry of Employment) →各州の移民局
  • 滞在許可→総務省 (Ministry of Internal Affairs) →各市役所(コミューン)

ベルギーは連邦制のため国全体を統括する組織と窓口となる各地域の実働組織は別です。私はフランダース地方に住んでいますが、会社はブリュッセルにあるので「ブリュッセルの移民局」が窓口です。そして審査は連邦本部でやっているはずです。

まずここで時間がかかりますよね。

推測にはなりますが、日本で例えるならこうなるでしょう。就労ビザは入国管理庁(旧入国管理局)がやりますが、法務省の管轄です。しかも入国管理局の窓口は東京、横浜、名古屋、仙台、札幌、福岡など全国にあります。ベルギーと違って日本は連邦ではないので連携は難しくないでしょうが。

一方の滞在許可は、いわゆるマイナンバーを管轄している総務省です。法務省と総務省といった省庁間の連携はどれくらいスムーズにいくでしょうか?あくまでも例えですが、日本でも連携でもめることがあっても不思議ではありません。

シンガポールでも働いていた経験からすると、こんなことあり得ないです。シンガポールではすべてシステム化(審査すら自動化されているとか)されていて、申請から承認レター発行までわずか数日です。何か月もかかりません。

ヨーロッパは移民問題で大変なのだから本来はシステム化すべきだと思うのですが「役所の仕事を奪うな」となるのでしょうか。

今回のように、労働許可の更新が遅れた場合は「自宅待機」であり強制送還ではありません。また滞在許可証の更新が遅れても「更新が完了するまでベルギー国外に出ないこと」であり、強制送還ではありません。

本当に不思議です。

Fin.